É regra básica da Gestão de Projetos a definição de “Mile Stones”, ou “Entregáveis”, e a Comunicação dos desafios cumpridos.
Logicamente os Resultados Parciais devem ser definidos no Planejamento do Projeto, quando se monta o WBS – Work Breakdown Structure, antes mesmo da definição do Cronograma propriamente dito.
Uma vez definidos estes Resultados Parciais, e o Cronograma, é fundamental a criação de mecanismos de acompanhamento que possam ser compartilhados por todos os profissionais diretamente envolvidos no Projeto, assim como com a alta direção da empresa, o Cliente ou com a Comunidade, dependendo da dimensão do Projeto.
Existem várias maneiras de se criar esta comunicação. As reuniões periódicas envolvendo os maiores interessados, sem dúvida, ainda é a prática mais comum. Mas começam a se destacar outras meios menos convencionais como informes periódicos com Relatórios Gerenciais Analíticos, sejam publicados em papel ou por email, Newsletter, Website dinâmico ou Gerenciador de Conteúdo e sistemas de Compartilhamento de Arquivos.
Estas ferramentas que até recentemente faziam parte da “caixinha de mágicas” do Gerente de TI já estão bastante acessíveis.
Gosto muito da estratégia do Google em disponibilizar, de forma livre, ferramental de primeira qualidade para se montar um excelente ambiente de Compartilhamento de informações.
Em www.google.com/a/ você encontra um conjunto de aplicativos grátis para montar praticamente todo o ‘enxoval’ Web de um pequeno Empreendimento. O Google Apps inclui email com o domínio da sua empresa, WebSite, Instant Messeger (Google Talk), Agenda Compartilhada e Compartilhamento de Arquivos.
Meu foco neste artigo é o Compartilhamento de Arquivos, portanto, numa outra oportunidade vou detalhar as outras ferramentas.
O Google Docs também pode ser acessado diretamente pelo Site do Google na aba ‘Mais’.
Registre-se como usuário, você não é obrigado a ter uma conta de email no Google. Se já é usuário do Orkut ou Youtube, por exemplo, você pode usar o mesmo usuário evitando incluir mais um na sua lista.
Entrando na página você poderá não só poderá criar arquivos de texto, apresentações e spreadsheet (excel); como também fazer upload de arquivos prontos para armazenar ou compartilhar.
Uma vez no Docs o arquivo pode ser facilmente compartilhado. Simplesmente marque o arquivo e click no botão SHARE. O sistema abre uma tela para você indicar os emails dos outros usuários Google Docs que devem ter acesso ao arquivo.
Outra ferramenta bastante útil é o Bloco de Notas, também do Google. Diferentemente do Docs trabalha com um editor on line que permite a organização de textos em seções e blocos.
É possível instalar um atalho de acesso ao Bloco de Notas nas barras de ferramentas tanto do Internet Explorer como do Firefox facilitando o acesso, o que torna a ferramenta bastante útil para anotações rápidas.
É possível exportar os textos para o Google Docs, para o formato HTML e ainda publicar o conteúdo de um Bloco dando acesso via Web à informação. Este acesso pode ser público ou restrito a um grupo de usuários.
Blogs também são ferramentas de grande potencial para o Compartilhamento. Apesar de serem mais populares nas crônicas pessoais têm sido bastante utilizadas por jornalistas e consultores para a publicação instantânea de artigos em ordem cronológica sem grande preocupação pela forma.
Oferecidas pela UOL, IG, Yahoo, Google, são várias alternativas de sistemas de Blog oferecidas gratuitamente na Web.
Por fim, os Grupos sejam talvez o mecanismo mais utilizado no Compartilhamento da informação. Utilizando emails, eles permitem acesso rápido aos participantes sem grandes sofisticações.
O fenômeno da Internet é um processo irreversível que mudou a forma de relacionamento da humanidade e tem que ser aproveitado. Como toda nova tecnologia não se tem total controle sobre suas capacidades e riscos, mas não pode ser negada.
